Είσαι και εσύ “πολυτεχνίτης/πυροσβέστης” ή όντως διοικείς την επιχείρησή σου;

Η μεγάλη παγίδα για πολλούς: Τρέχεις πίσω από τα προβλήματα και δεν προλαβαίνεις να διοικήσεις τη δουλειά σου

Όταν με καλούν να συμβουλεύσω για θέματα επιχειρείν, στην πλειοψηφία των περιπτώσεων στην πρώτη συνάντηση αντικρύζω περίπου αυτήν την εικόνα:

• Ο ιδιοκτήτης είναι ένας άξιος άνθρωπος, που δουλεύει σαν τρελός.
• Βρίσκω μία ομάδα χωρίς ξεκάθαρα καθήκοντα και διαδικασίες, με τον ιδιοκτήτη να έχει τον ρόλο του επιστάτη, για να σιγουρευτεί πως όλα θα πάνε καλά.
• Στελέχη συνήθως δεν υπάρχουν, ή αν υπάρχουν είναι συγγενείς ή άτομα με καθήκοντα λογιστηρίου κλπ. 
• Ο ιδιοκτήτης νιώθει ότι «βάλλεται» από παντού και ζητάει από τον λογιστή του να επιτελέσει και χρέη στελέχους της εταιρείας (χωρίς να πληρωθεί για αυτά), λύνοντάς του δεκάδες επιπλέον θέματα.
• Κανείς δεν έχει χρόνο να σκεφθεί, να προγραμματίσει, να αλλάξει πράγματα, να ετοιμαστεί για το μέλλον. 
• Τις περισσότερες φορές οι ιδιοκτήτες τρέχουν να προλάβουν το τέλος της εβδομάδας ή του μήνα, τις επιταγές, τις υποχρεώσεις, τις απαιτήσεις των πελατών, τις επιπλέον γραφειοκρατικές υποχρεώσεις της Εφορίας κλπ.
• (Αυτό το κάνουν ακόμη και άνθρωποι που έχουν καταφέρει να κερδίζουν καλά χρήματα = πάνω από 100.000 Ευρώ καθαρά τον χρόνο, μετά φόρων και υποχρεώσεων).

Καλώς ήρθες σε μία «κλασσική» Ελληνική μικρομεσαία επιχείρηση, στη… σοβαρή της μορφή. (Η «μη σοβαρή» μορφή περιλαμβάνει και βλακείες, λαμογιές, αδιαφορία, επιφανειακή προσέγγιση και άλλα κρυφά προβλήματα, που συνήθως οδηγούν στην καταστροφή). 

Ναι, αυτή είναι η πλειοψηφία των επιχειρήσεών μας, η μειοψηφία των εξαιρέσεων απλά επιβεβαιώνει τον κανόνα. «Άνθρωποι ορχήστρα», που δουλεύουν για 5 – 10 και προσπαθούν να τα βγάλουν πέρα, αποκαμωμένοι από τον ρυθμό αυτόν… Been there, done that, που λέμε και εμείς στην Κατερίνη (και εγώ ήμουν σε αυτήν την κατάσταση, και εγώ τα έκανα όλα αυτά). Μας πήρε με τον αδερφό μου πολλά χρόνια για να κατανοήσουμε και να αποδεχθούμε το πρόβλημα, να φτιάξουμε στρατηγική, να δουλέψουμε, να διοικήσουμε και να περάσουμε στο επόμενο επίπεδο, όμως μόνο έτσι «μεγαλώσαμε» επαγγελματικά και κάναμε άλματα.

Αν αναγνωρίζεις και τον εαυτό σου σε κάτι / όλα τα παραπάνω, έλα να δούμε μαζί το θέμα και να συζητήσουμε για σοβαρές λύσεις.

Το πρόβλημα: Όταν καταλήγεις απλός επιστάτης ή διαχειριστής, αντί να διοικείς την επιχείρησή σου

Μία επιχείρηση, μικρή ή μεγάλη, έχει δύο διαφορετικές «ανάγκες»:

• Σωστή διαχείριση και παρακολούθηση της τρέχουσας κατάστασης.

• Σωστή διοίκηση, που συμπεριλαμβάνει τη διαχείριση, αλλά εκτείνεται σε πολύ περισσότερα πράγματα.

Η μεγάλη πλειοψηφία των Ελλήνων που ασχολούνται με το επιχειρείν είναι μαθημένοι / αναγκάστηκαν στα χρόνια της κρίσης να γίνουν οι ίδιοι και επιστάτες / διαχειριστές της τρέχουσας κατάστασης της δουλειάς τους:

• Κυνηγάνε τις εισπράξεις.
• Ελέγχουν τα πάντα.
• Προσπαθούν να δουν αν οι υπάλληλοί τους δουλεύουν και αν ναι, αν κάνουν αυτά που πρέπει (χωρίς να τους έχουν δώσει ποτέ κάποιο manual με οδηγίες, ούτε διαδικασίες).
• Ασχολούνται με τους προμηθευτές και τις παραγγελίες.
• Ψάχνουν νυχθημερόν να κόψουν έξοδα από όπου μπορούν (συνήθως κόβουν από το marketing, λάθος).
• Μελετάνε τη ρευστότητά τους και ασχολούνται πάρα πολύ με το πώς θα τη διαχειριστούν με τον καλύτερο τρόπο. 
• Είναι σε μόνιμη επαφή με τον (σχεδόν πάντα) κακοπληρωμένο λογιστή τους, από τον οποίο ζητούν πρακτικά να αποτελέσει στέλεχος της εταιρείας τους, να ετοιμάσει χαρτιά και πολλά άλλα, να τους ενημερώσει για τις άπειρες, ασταμάτητες αλλαγές που συνεχώς εμφανίζονται κλπ.

(Στο 51% των περιπτώσεων δεν είμαι βέβαιος πως τον ακούν όταν μιλάει, απλά του ζητάνε να… «κάνει αυτά που πρέπει»)

Όλα τα παραπάνω ανατρέπονται σε συγκεκριμένες ημερομηνίες, όταν πρέπει να πληρωθούν μισθοί, ασφαλιστικές εισφορές, ΦΠΑ, επιταγές, δόσεις δανείων ή φόρος. Τότε τις τελευταίες μέρες πριν από αυτές τις ημερομηνίες το ενδιαφέρον των επαγγελματιών επικεντρώνεται σχεδόναποκλειστικά στη συλλογή των χρημάτων για να πληρωθούν αυτές οι υποχρεώσεις.

Είναι όλα αυτά «διοίκηση» μίας δουλειάς; Όχι ακριβώς, «διαχείριση» είναι. Ο άνθρωπος που την ασκεί είναι αφοσιωμένος στα καθημερινά άπειρα προβλήματα, που συνδυάζονται με τα απρόβλεπτα + τις οικογενειακές υποχρεώσεις και την προσπάθειά του να παραμείνει καλός σύζυγος και πατέρας (ή μητέρα, αντίστοιχα), μη μεταφέροντας την πίεση της δουλειάς στην προσωπική του ζωή.

Τι σημαίνει «διοικώ την επιχείρησή μου»;

Οι δυσκολίες στο Ελληνικό επιχειρείν είναι πάρα πολλές, ειδικά για τους μικρομεσαίους. Για αυτό και η ανάγκη να διοικήσεις την επιχείρησή σου και όχι απλά «να την τρέξεις» είναι ακόμη μεγαλύτερη.

– «Ωραία, Ηλία. Τι σημαίνει αυτό στην πράξη;» μπορεί να σκεφθείς. Δεν θα σου γράψω το… μεγάλο μυστικό που κρύβεται στα άδυτα του Βατικανού, αλλά θα σου θυμήσω μία σειρά από θέματα που σίγουρα γνωρίζεις, όμως η αδυσώπητη καθημερινότητα σε έχει κάνει να «σπρώξεις» κάπου στην άκρη του μυαλού σου.

Έτσι λοιπόν με βάση την Ελληνική πραγματικότητα σήμερα, διοικώ μία μικρομεσαία επιχείρηση / το να είμαι ελεύθερος επαγγελματίας με όραμα σημαίνει να:

1. Κτίσω τη στρατηγική μου για τα επόμενα χρόνια, με ρεαλισμό και ειλικρίνεια.

(Παράδειγμα: Με τον αδερφό μου όταν φτιάξαμε στρατηγική, επιλέξαμε να αναζητήσουμε ευκαιρίες τοποθέτησης σε «niche markets», να γίνουμε πολύ καλοί σε δουλειές «πολύ μικρές για τους μεγάλους, αλλά αρκετά μεγάλες για τους μικρούς». Έχουμε πλέον 7 τέτοιες…)

2. Μελετώ καλά τους πελάτες μου. Να φτιάξω το «προφίλ» τους, να τους καταλάβω σε βάθος, για να μπορέσω στη συνέχεια να «στηθώ πάνω στις ανάγκες τους» για να τους κερδίσω.

(Παράδειγμα: Για το 2026 ετοιμάζουμε μία δουλειά για να υποστηρίζουμε τους ξένους που θέλουν να επενδύσουν στην Ελλάδα, με στόχο να στηρίξουμε τη χώρα μας με παραγωγικές επενδύσεις. Θα στηθεί ολόκληρη πάνω στις ανάγκες τους, αφού πρώτα καταλάβουμε καλά τους υποψήφιους πελάτες, τι ψάχνουν και τι φοβούνται).

3. Προσέχω τις τυχόν αλλαγές στη συμπεριφορά και ανάγκες τους

(Παράδειγμα: Οι ανάγκες των πελατών μας για την ίδρυση και υποστήριξη εταιρείας στη Ρουμανία άλλαξαν πολύ με τα χρόνια. Αντίστοιχα αλλάξαμε / αναβαθμιστήκαμε και εμείς).

4. Οργανώσω τη σοβαρή προβολή της δουλειάς μου, για να ταιριάζει με το 2 και το 3.

(Αντι-παράδειγμα: Διάφοροι κακοί σύμβουλοι πείθουν ανίδεους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να κάνουν βιντεάκια στα social media στα οποία προσπαθούν να βγάλουν γέλιο ειρωνευόμενοι τους πελάτες τους. Αυτό όμως δεν κτίζει πάνω στις ανάγκες του πελάτη, το αντίθετο…)

5. Αναζητώ συνέχεια τη χρυσή τομή ανάμεσα στο μεγάλο στοκ και το αναγκαίο προσωπικό που μου χρειάζεται στην πράξη, ισορροπώντας ανάμεσα στην ελπίδα των μεγαλύτερων πωλήσεων και τις πωλήσεις με χαμηλότερο κόστος και μεγαλύτερα κέρδη.

(Παράδειγμα: Φαίνεται ότι συνεχίζουν να είναι πολλές οι Ελληνικές επιχειρήσεις που είναι εγκλωβισμένες σε «μη ταχυκίνητα» στοκ, που μπλοκάρουν τη ρευστότητα, στερούν πωλήσεις, πληρωμές μετρητοίς και κέρδη. Μόνο φέτος ως τώρα έχω επισημάνει 13 – 14 περιπτώσεις, που η λύση του προβλήματος έφερε άμεσα αποτελέσματα).

6. Σκέφτομαι με ηρεμία τι πρέπει να αφαιρέσω, μιας και δεν γράφει τζίρο / δεν έχει περιθώρια κέρδους (πάντα με προσοχή να μη χάσω κάτι που με βοηθά να πουλήσω άλλα πράγματα). Πάντα σε μία δουλειά κάτι πρέπει να αφαιρεθεί μετά από πχ 6 – 12 μήνες. 

(Παράδειγμα: Ο κανόνας του Pareto μας λέει πως πχ το 20% των πελατών μας φέρνει το 80% των κερδών, το ίδιο και το 20% των προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρουμε. Στο 80% που δεν μας βοηθά πολύ πάντα υπάρχει χώρος για να αντικαταστήσουμε πράγματα).

7. Να δουλέψω πάνω στο «με τι θα αντικαταστήσω αυτό που αφαίρεσα και γιατί».

(Παράδειγμα: Βλέπε 1 και 6)

8. Σχεδιάσω την προσθήκη νέων προϊόντων και υπηρεσιών, στοχεύοντας ενδεχομένως σε νέα κοινά, με βάση το 1.

(Παράδειγμα: Σε μία από τις δουλειές μας αγοράζουμε κυρίως από την Ελλάδα βιολογικά φρούτα και λαχανικά και τα πουλάμε στα Ρουμανικά σούπερ μάρκετ. Μετά από 3 χρόνια καταφέραμε να μπούμε και στην εξαγωγή ψαριών από την Ελλάδα προς τη Ρουμανία, μιας και υπάγονται στο ίδιο τμήμα του σούπερ μάρκετ και ξέραμε τους ανθρώπους).

9. Αποφασίσω «πόσο θέλω να απλώσω το πάπλωμα», για να μη βρεθώ εκτεθειμένος οικονομικά. Γενικά «διοίκηση» σημαίνει να δώσεις πολύ μεγάλη προσοχή στις χρηματοροές σου και τις σχέσεις σου με την τράπεζα.

(Παράδειγμα: Σήμερα στην Ελλάδα είναι πάρα πολλές οι επαρχιακές επιχειρήσεις που πουλάνε προϊόντα οικοδομής / για το σπίτι / κουζίνες, μπάνια κλπ. Είναι πολύ συχνό το παράδειγμα να κλείνουν συμφωνίες, να φέρνουν προϊόντα που θα πληρωθούν μετά από μερικούς μήνες και να έχουν μόνιμο θέμα ρευστότητας. Το ίδιο συμβαίνει σε δεκάδες άλλους κλάδους, που στο τέλος οι επιχειρηματίες που ρισκάρουν συνήθως καταλήγουν σε… κλάματα).

10. Οργανώσω και να εκπαιδεύσω το προσωπικό μου, να φτιάξω διαδικασίες και να επενδύσω σε αυτοματισμούς, software και ενδεχομένως τεχνητή νοημοσύνη. 

(Παράδειγμα: Όταν μπήκαμε συνέταιροι σε ένα λογιστικό γραφείο στο Βουκουρέστι, η πρώτη δουλειά που κάναμε ήταν να αναδιοργανώσουμε τα πάντα, να φτιάξουμε διαδικασίες και να ορίσουμε ξεκάθαρους ρόλους και να επενδύσουμε σε αυτοματοποίηση όσων μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Τα αποτέλεσματα ήταν γρήγορα και εντυπωσιακά).

11. Σκεφθώ τι πρέπει να κάνω εγώ και τι να δώσω σε εξωτερικούς συνεργάτες (outsourcing).

(Παράδειγμα: Πολλοί «παλαιών αρχών» μας προτείνουν κατά καιρούς να… αγοράσουμε δικά μας φορτηγά, να κάνουμε μόνοι τις μεταφορές, να επενδύσουμε, να κτίσουμε «κάθετη μονάδα» κλπ για τη δουλειά μας με τα βιολογικά προϊόντα. Εμείς επιλέξαμε να κάνουμε σχεδόν τα πάντα μέσω εξωτερικών συνεργατών = στις μεγάλες δυσκολίες του 2020 και του 2022 μπορέσαμε μέσα σε μερικές εβδομάδες να αλλάξουμε εντελώς το μοντέλο της δουλειάς μας και να προσαρμοστούμε στα νέα δεδομένα).

12. Μελετήσω ποιες επενδύσεις χρειάζεται η δουλειά μου, αν αυτές πρέπει να γίνουν μέσω της ρευστότητάς μου, ή αν είναι προτιμότερος ο τραπεζικός δανεισμός.

(Παράδειγμα: Πάρα πολλοί άνθρωποι χάνουν λεφτά λόγω έλλειψης αυτοματισμών, κατάλληλων μηχανημάτων και λύσεων μείωσης κόστους. Ένας φίλος μου, από τους μεγαλύτερους Έλληνες παίκτες στον κλάδο των τροφίμων, με εργοστάσια σε Ελλάδα και άλλες δύο χώρες, κάθε χρόνο προγραμματίζει τις επενδύσεις του για μετά από δύο χρόνια, για να είναι πάντα μπροστά από τον ανταγωνισμό. «Το ίδιο έκανα και όταν ήμουν μικρομεσαίος, με άλλα μεγέθη τότε. Αυτό με βοήθησε να σταθώ όρθιος»).

12 + 1. Κοιταχθώ στον καθρέφτη και να καταλάβω αν τυχόν η δουλειά μου «δεν τραβάει» και πρέπει να τη σταματήσω, για να κάνω κάτι άλλο, πριν καταστραφώ ολοκληρωτικά.

(Παράδειγμα: Σου έγραψα ολόκληρη ανάλυση για το θέμα: Πότε είναι η ώρα να σταματήσεις μία δουλειά και να πας παρακάτω. 10 σημάδια)

Όσα περισσότερα από τα παραπάνω μπορείς να εφαρμόσεις, τόσο περισσότερο θα «διοικήσεις» τη δουλειά σου και δεν θα είσαι απλά «διαχειριστής» της.

«Και πώς θα το κάνω, μην έχοντας χρόνο;»

Παραπάνω σου ανέφερα κυρίως προσωπικά παραδείγματα, για να καταλάβεις ότι είμαστε και οι δυο μας στην ίδια θέση, σε καταλαβαίνω πραγματικά και δεν μιλώ θεωρητικά, αλλά απολύτως πρακτικά. Από τον Σεπτέμβριο του 1993, όταν κόλλησα τα πρώτα μου ένσημα στο ΤΕΒΕ (τότε), με τον αδερφό μου έχουμε φάει άπειρες «σφαλιάρες» στο επιχειρείν, μέχρι να μπορέσουμε να διοικήσουμε σωστά τις δουλειές μας.

– «Καλά όλα αυτά, ρε Ηλία. Τον χρόνο που θα βρω, πες μου» είναι συνήθως η επόμενη ερώτηση, μιας και οι περισσότεροι άνθρωποι πιστεύουμε ότι δεν έχουμε καθόλου χρόνο για τίποτε. 

Με τον αδερφό μου το πετύχαμε πηγαίνοντας στο μεγαλύτερο spa της Ευρώπης στο Βουκουρέστι και συζητώντας με τις ώρες μέσα στο νερό. Άλλοι το έχουν πετύχει με το να αποσυρθούν κάπου για μερικές ώρες, να πιουν ένα καλό ποτό και να καπνίσουν πούρο. Άλλοι το κατάφεραν όταν βρέθηκαν στο χείλος του γκρεμού και, αναμαλλιασμένοι, στηθηκαν στο γραφείο τους μέχρι να βρουν τις λύσεις που τους έσωσαν. 

Πολλοί άλλοι δεν έκαναν τίποτε και… «αποχαιρέτησαν», με χρέη και στεναχώριες…

Η δωρεάν λύση και αυτή που έχει κόστος

Η λύση χωρίς κάποιο κόστος είναι απλή: Να ασχοληθείς προσωπικά με το θέμα, για να μπορέσεις να διοικήσεις την επιχείρησή σου.

Αυτό μπορείς να το πετύχεις:

• Είτε αν 2 – 3 φορές την εβδομάδα «κλέβεις» 2 ώρες από την καθημερινότητα, κλείνεις τηλέφωνο και τις αφιερώνεις σε ένα από τα θέματα διοίκησης της δουλειάς σου.

• Είτε αν 1 – 2 φορές τον μήνα «δηλώσεις άρρωστος» για μία ολόκληρη μέρα, αποσυρθείς και καθίσεις να δουλέψεις για όλα τα παραπάνω, απαντώντας μόνο σε κάτι πολύ επείγον. 

– «Ηλία, δεν ξέρεις εσύ! Στη δικιά μου περίπτωση δεν μπορώ να λείψω καθόλου! Άλλοι μπορούν, εγώ όχι!» μου λένε συχνά άνθρωποι που δεν καταλαβαίνουν πως τη σήμερον ημέρα ο «πολυτεχνίτης πυροσβέστης» που τρέχει όλη μέρα πίσω από τα προβλήματα σπάνια πετυχαίνει (ούτε οΘανάσης Βέγγος τα κατάφερε…)

Η απάντηση είναι απλή: Αν δεν βρεις λύση να αφιερώσεις χρόνο, θα πρέπει να πληρώσεις (και αν δεν κάνεις ούτε αυτό, στο μέλλον να τα χάσεις όλα). Κάνε αυτό που θα έκανες αν πήγαινες 2 μέρες στο… νοσοκομείο! Ποια λύση θα έβρισκες αν έμπαινες εκεί για 2 μέρες; Αυτή να εφαρμόσεις, γλυτώνοντας και τους νοσοκομειακούς ιούς!

Παράλληλα, μιας και συζητάμε για δωρεάν λύσεις, δες και το θέμα της σταδιακής οργάνωσης της δουλειάς σου και της δημιουργίας γραπτών διαδικασιών για κάθε υπάλληλο. Θα σου χρειαστούν… 

(Προσωπικά θεωρώ πως όλα αυτά αποτελούν την καλύτερη λύση, αν μπορείς να την εφαρμόσεις).

Αν θέλεις να πληρώσεις, τότε οι επιλογές είναι συνήθως επίσης δύο:

• Είτε θα προσλάβεις κάποιο άτομο για να σε απαλλάξει από τμήμα των ευθυνών σου / θα πληρώσεις κάποιο «καλό χέρι» στη δουλειά περισσότερα, για να σου ξεκλέψει 1 – 2 ώρες τη μέρα.

• Είτε θα φέρεις κάποιον εκτός εταιρείας για να εντοπίσει όλα αυτά και να σε βοηθήσει να τα επιλύσεις με έτοιμες προτάσεις. 

– «Άσε μας, ρε φίλε! Και αν δεν κάνω τίποτε; Γιατί να χάνω χρόνο και λεφτά με όλα αυτά; Θα παλέψω και θα τα καταφέρω» έχω ακούσει επίσης πολύ συχνά. 

Σε αυτές τις περιπτώσεις συνήθως τους θυμίζω την… «προφητεία» του Γιώργου Μαζωνάκη που θα συναντήσουν μπροστά τους στο μέλλον, αν απλώς διαχειρίζονται τη δουλειά τους χωρίς να τη διοικούν: «Φτάσαμε στο τέρμα του έρωτά μας και εδώ χωρίζουν τα βήματα μας…»

Καλή η σκληρή δουλειά, καλύτερος ο συνδυασμός της με στρατηγική και διοίκηση

Ναι, το ξέρω. Σε καταλαβαίνω, έχω νιώσει και εγώ πολλές φορές έτσι. Ξέρω πως είναι να αισθάνεσαι σαν τον… Bruce Lee, περικυκλωμένος από δεκάδες εχθρούς, που δεν ξέρεις ποιος θα σου επιτεθεί κάθε μέρα ή ώρα, τι θα σκαρφιστεί ξανά το κράτος κλπ. 

Όμως η λύση δεν θα έρθει από τον ουρανό, ούτε με κλάψα, ούτε περιμένοντας «να αλλάξει κάτι από μόνο του». Η λύση θα έρθει από εσένα, αν αποφασίσεις να σεβαστείς τον εαυτό σου, τους κόπους και τις θυσίες σου και να προσπαθήσεις να διοικήσεις τη δουλειά σου, να «σου δώσεις χρόνο» και ηρεμία για να σκεφθείς, να λάβεις αποφάσεις χωρίς αφόρητη πίεση, να σχεδιάσεις, να προγραμματίσεις και να εκτελέσεις.

Αν θέλεις να είσαι και εσύ όπως η πλειοψηφία των Ελλήνων (που εκτός ακινήτων και τουρισμού οι περισσότεροι χάνουν λεφτά και δεν το ξέρουν / δεν το παραδέχονται) τότε συνέχισε να παριστάνεις τον ήρωα και τον… «τελευταίο των Μοϊκανών». Δύσκολα θα τα καταφέρεις έτσι, ψάχνοντας κάθε μέρα να δεις «από που χάνεις αέρα».

Σου προτείνω να ξεβολευτείς και να αρχίσεις να διοικείς τη δουλειά σου. Όχι όπως σε βολεύει, αλλά όπως σου χρειάζεται! Μπορείς να τα καταφέρεις!

Εσύ τι γνώμη έχεις;

Και μην ξεχνάς: Μαζί είμαστε πιο δυνατοί!

Ηλίας

Ο Ηλίας Π. Παπαγεωργιάδης διευθύνει τον όμιλο εταιρειών MORE, στην Ελλάδα είναι επενδυτής και αναλυτής της αγοράς ακινήτων και ταυτόχρονα συμβουλεύει 300+ επενδυτές και μικρομεσαίους επιχειρηματίες στην Ελλάδα, την Κύπρο και τη Ρουμανία. 

Είναι συγγραφέας του βιβλίου για το επιχειρείν στην Ελλάδα με τίτλο «Το Πρώτο Βήμα» από τις εκδόσεις Καστανιώτη.